I Riksantikvarieämbetets regleringsbrev anges årligen hur mycket som får användas till arkeologi vid bostadsbyggande. Det innebär att länsstyrelsen inte kan fatta dessa beslut. De kan inte heller använda nyckelfördelade medel till detta. Länsstyrelsen måste äska medel från Riksantikvarieämbetet så att summan inte övergår beloppet i regleringsbrevet.
För att kunna söka medel krävs att fornlämningen finns i en äldre stadskärna med bevarade kulturlager som utgör fornlämning och berörs av kompletteringsbebyggelse. Förekomsten av kraftiga kulturlager kan medföra höga arkeologiska undersökningskostnader i förhållande till den totala kostnaden för arbetsföretaget.
Detta innebär att bidraget begränsas till projekt som inte har ekonomi att bära den arkeologiska undersökningskostnaden. På så sätt kan bidraget möjliggöra en angelägen exploatering som annars inte hade kunnat komma till stånd.
Denna del av bidraget är helt knuten till bostadsbyggande. Det innebär att man måste beräkna hur stor andel av byggnationen som utgör bostäder och som därmed är berättigad till bidrag
Därutöver finns ytterligare fyra kriterier som ska vara uppfyllda:
1. Det finns ett betydande allmänt intresse av att bebyggelsen kommer till stånd
Riksantikvarieämbetet har tolkat begreppet allmänt intresse som att det grundar sig på de riktlinjer som kommunerna ska ta fram för bostadsförsörjningen, som att till exempel lucktomter i äldre stadskärnor i möjligaste mån ska bebyggas. Riktlinjerna ska vara antagna av kommunfullmäktige enligt lagen om kommunernas bostadsförsörjningsansvar. Större byggprojekt som omfattar hela eller halva kvarter kan som regel klara sina kostnader för arkeologin utan bidrag
2. Det inte finns möjligheter att anpassa bebyggelsen så att fornlämningar inte berörs
Planering av ny byggnation ska ske på sådant sätt att fornlämningen bevaras. En anpassning kan dock i realiteten vara omöjlig om sökanden avser att uppföra ett hus med källare inom ett område med kulturlager.
3. Andra kulturhistoriska värden inte skadas av arbetsföretaget
För att länsstyrelsen ska kunna bevilja bidrag för en arkeologisk undersökning får den planerade exploateringen inte strida mot andra kulturmiljövårdsintressen. Om en planerad ny byggnad till exempel kräver att man river en annan byggnad med högt kulturhistoriskt värde kan bidrag inte beviljas. De kulturhistoriska värdena kan också vara knutna direkt till fornlämningen. Till exempel kan vissa delar av kulturlagren i en äldre stadskärna vara utpekade av kulturmiljövården som särskilt värda att bevara utifrån vetenskapliga motiv.
4. Kostnaden är stor i förhållande till den totala kostnaden för arbetsföretaget.
Bidragsnivåerna måste bedömas i varje enskilt fall. En komplicerande faktor är att bidrag endast får lämnas för bostadsbyggande. Det innebär att man måste beräkna hur stor del av byggnationen som är tänkt för boende och som därför har rätt att få bidrag.
För att kunna få bidrag måste exploatören ansöka om detta hos länsstyrelsen. Detta förutsätter att länsstyrelsen har underrättat företagen om att möjligheten till bidrag finns.
Enligt 12 § i bidragsförordningen får bidraget inte överstiga den kostnad som enligt 2 kap 14§ kulturmiljölagen ska betalas av företagaren. Som sådan kostnad räknas inte kostnader för till exempel maskintid.
Länsstyrelsen ansöker sedan om medel från kulturmiljövårdsanslaget hos Riksantikvarieämbetet.
Det är viktigt att det planerade projektet är långt framskridet då länsstyrelsen ansöker om bidrag. Det ska finnas ett tillståndsbeslut med villkor om arkeologisk undersökning, en fastställd detaljplan och en entreprenör ska vara utsedd. Det bestämda beloppet överförs inte från Riksantikvarieämbetet till länsstyrelsen förrän man är helt säker på att projektet kommer att genomföras. Det går inte att fatta beställningsbemyndigandebeslut för denna del av bidraget, eftersom det står med i regleringsbrevet och därmed är låst för innevarande år.
För att arbetsföretaget ska kunna genomföras smidigt bör bidragsärendet prövas samtidigt som exploatören inkommer med en tillståndsansökan för undersökningen. Länsstyrelsen bör alltså skriva två beslut: ett tillståndsbeslut enligt 2 kap 13§ KML samt ett bidragsbeslut enligt bidragsförordningen §§ 10–12. I de fall en exploatering får bidrag för den arkeologiska undersökningen är det bra om man också kan räkna med kostnader för till exempel en arkeologisk förundersökning i det bidragsgrundande underlaget.
Medel för arkeologi vid bostadsbyggande kan enbart sökas i samband med det äskande som länsstyrelserna gör i slutet av året inför kommande års fördelningsbeslut. Det är viktigt att den äskade summan är färdigutredd av länsstyrelsen innan ett äskande inkommer till Riksantikvarieämbetet. Medel omfördelas från Riksantikvarieämbetet till länsstyrelsen som i sin tur delar ut pengarna. Eftersom den i regleringsbrevet utpekade summan är så hög och sällan utnyttjas helt, fördelas den del av de reserverade medlen som inte har äskats ut genom fördelningsnyckeln. Om vi får in ansökningar för arkeologi vid bostadsbyggande för till exempel 2 000 000 kr i början av året kan vi alltså fördela ut resterande 8 000 000 kronor till andra åtgärder.
1. Länsstyrelsen förbereder ärendet och kommer fram till en summa
2. Länsstyrelsen ansöker om medel i samband med det årliga äskandet inför kommande år. Det går inte att äska om dessa medel vid andra tidpunkter.
3. Riksantikvarieämbetet beslutar om medel och fördelar till länsstyrelsen.